Privacyverklaring

(versie: 25/05/2018)

Artikel 1 – Algemene beginselen en kader

De bescherming van uw persoonsgegevens is voor de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen (RvV) van het hoogste belang. Deze privacyverklaring beschrijft welke maatregelen er door de RvV worden genomen voor de bescherming van uw persoonsgegevens en welke rechten u heeft.

De privacyverklaringen van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken en van de Federale Overheid vindt u hier.

Alle persoonsgegevens (dat wil zeggen: gegevens waarmee u rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden geïdentificeerd) die u aan de RvV toevertrouwt zullen met de nodige zorg worden behandeld. Dit houdt uiteraard in dat alle verwerkingen van deze persoonsgegevens verlopen conform de Verordening 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG, verder afgekort als AVG.

U wordt verzocht deze privacyverklaring zorgvuldig door te lezen en kennis te nemen van haar inhoud.

De RvV is een administratief rechtscollege dat overeenkomstig artikel 39/1 van de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen, kennis neemt van de beroepen die worden ingesteld tegen individuele beslissingen genomen met toepassing van de wetten betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. Elke verwerking van persoonsgegevens door de RvV vindt zijn rechtsgrond in deze taak van algemeen belang, overeenkomstig artikel 6,e) van de AVG en voor wat gevoelige gegevens betreft in artikel 9, 2, f) van de AVG, met name het uitoefenen van de rechtsbevoegdheid van gerechten.

Artikel 2 – Toepassingsgebied van de privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op elke verwerking van persoonsgegevens die wordt georganiseerd door de RvV.

De website van de RvV bevat links  naar andere websites van overheden, instanties en organisaties waarover de RvV geen enkele technische of inhoudelijke controle uitoefent. De RvV kan daarom geen enkele garantie bieden over het privacybeleid van deze websites en aanvaardt dan ook geen aansprakelijkheid voor enige rechtstreekse of onrechtstreekse schade die voortvloeit uit het raadplegen of het gebruik van dergelijke externe websites. U wordt aangeraden kennis te nemen van het privacybeleid van dergelijke sites.

Artikel 3 – Publieke toegang tot de website van de RvV

De website wordt op publieke basis aangeboden. Wanneer u de website bezoekt kunnen er persoonsgegevens worden bijgehouden, met name uw IP-adres, zijnde het nummer waarmee uw computer identificeerbaar is op het internet.

De website maakt ook gebruik van cookies. Cookies zijn kleine informatiebestanden die automatisch worden opgeslagen op de harde schijf van uw computer bij het bezoek van een site, en die een uniek identificatienummer bevatten. Met behulp van deze cookies kan de toegang tot de site en de navigatie worden vereenvoudigd, en kan het gebruik ervan sneller en efficiënter verlopen. Ze kunnen eveneens worden gebruikt om de site te individualiseren volgens uw persoonlijke voorkeuren. Cookies laten toe het gebruik van een site te analyseren om eventuele knelpunten te identificeren en te verwijderen. Deze analyse gebeurt via Google Analytics en via de website zelf. De configuratie van de browser laat u toe om cookies te aanvaarden of te verwerpen, en om u te melden telkens er gebruik wordt gemaakt van een cookie. Het staat u vrij deze cookies te verwerpen, hoewel dit de optimale navigatie en de functionaliteit van de diensten op de site in het gedrang kan brengen.

De persoonsgegevens waartoe de RvV door het gebruik van de website toegang heeft zullen enkel worden verwerkt om het aantal gebruikers van de verschillende secties van website te kennen en om de inhoud en de functionaliteit van de diensten aangeboden via de website te verbeteren. Ze worden niet doorgegeven aan derden en worden gedurende maximaal drie maand bewaard.

Artikel 4 – Vrijwillig doorgegeven informatie via de website van de RvV via “Mijn Raad”

Als advocaat kan u op de website gebruik maken van de diensten van “Mijn Raad”. Dit laat u toe om een gerichte toegang hebben tot de informatie betreffende procedures voor de RvV op de website die u rechtstreeks aanbelangt.

Om via de website gebruik te kunnen maken van  de diensten van “Mijn Raad”, zal u worden verzocht bepaalde persoonsgegevens met het oog op uw registratie, identificatie en authentificatie bekend te maken aan de RvV. Hiervoor zullen enkel de gegevens worden opgevraagd die nodig zijn om deze dienst te kunnen leveren.

Ten aanzien van deze gegevens zullen de nodige maatregelen worden getroffen om de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer te waarborgen. Deze gegevens worden niet doorgegeven aan derden.

Deze gegevens worden bewaard tot zolang u gebruik wenst te maken van de diensten in “Mijn Raad”. U kan per mail aan rvv-cce.dpo@ibz.fgov.be te kennen geven niet langer gebruik te willen maken van deze diensten. U heeft recht op inzage en toegang tot uw gegevens, u kan vragen om ze te rectificeren of u kan bezwaar indienen tegen de verwerking.

Artikel 5 - Gebruik van contactinformatie

Indien u de RvV, buiten het kader van een specifieke gerechtelijke procedure voor de RvV, telefonisch, via e-mail, fax of per post contacteert voor het verkrijgen van inlichtingen of informatie of om informatie te verstrekken, dan verkrijgt de RvV automatisch bepaalde persoonsgegevens. Deze gegevens zullen worden gebruikt om uw boodschap of vraag te beantwoorden. Zij kunnen ook worden opgeslagen in een gebruikersdatabank. U heeft recht op inzage en toegang tot uw gegevens, u kan vragen om ze te rectificeren of u kan bezwaar indienen tegen de verwerking.

Deze contactinformatie zal in geen geval worden doorgegeven aan derden.

Het spreekt voor zich dat deze gegevens op een vertrouwelijke manier zullen worden behandeld, overeenkomstig de bepalingen van de hoger vermelde verordening.

Desgevallend worden de gegevens in deze databank niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de uitwisseling van informatie.

Artikel 6 - Gebruik van persoonsgegevens in het kader de procedure voor de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen

Doel van de verwerking en aard van de gegevens

De persoonsgegevens betreffende de verzoeker en de advocaat, die bij het indienen van een beroep of in de loop van de procedure voor de RvV door de partijen of hun advocaat worden overgemaakt aan de RvV worden door de RvV verwerkt ten einde de RvV toe te laten de beroepen te behandelen, om de belangen van de partijen te kunnen verzekeren en in het belang van de interne organisatie van de RvV. De persoonsgegevens worden ook verwerkt ten behoeve van statistische doeleinden voor rapportering en optimalisatie van de interne organisatie van de werking van de RvV.

Het betreft zowel documenten en gegevens die de RvV ontvangt van de verzoekende partij, als documenten en gegevens afkomstig van de verwerende partij.

De RvV heeft voor de behandeling van de beroepen toegang tot  de signalitieke gegevens van de verzoeker in het wachtregister (aangelegd overeenkomstig de wet van 24 mei 1994 tot oprichting van een wachtregister voor vreemdelingen die zich vluchteling verklaren of die vragen om als vluchteling te worden erkend).

Ontvangers van de persoonsgegevens

De ontvangen persoonsgegevens worden door de griffie van de RvV overgemaakt aan de andere partij in het geding of aan zijn vertegenwoordiger om de gerechtelijke procedure voor de RvV te kunnen leiden en om de belangen van de partijen te kunnen vrijwaren. In geval van een cassatieberoep bij de Raad van State, wordt het dossier tevens aan de Raad van State overgemaakt.

De terechtzitting is openbaar en de terechtzittingskalender kan aan het onthaal van de RvV worden geconsulteerd.

De gegevens van de verzoeker in het wachtregister (aangelegd overeenkomstig de wet van 24 mei 1994 tot oprichting van een wachtregister voor vreemdelingen die zich vluchteling verklaren of die vragen om als vluchteling te worden erkend) worden in het kader van een asielprocedure door de RvV aangevuld met informatie omtrent het voor de RvV hangend beroep en het arrest. Het betreft de uitvoering van  een reglementaire verplichting van de RvV voorzien in artikel 3 van het koninklijk besluit van 1 februari 1995 tot vaststelling van de in het wachtregister vermelde informatiegegevens en tot aanwijzing van de overheden die bevoegd zijn om die gegevens in het wachtregister in te voeren.

Bewaartemijnen

De persoonsgegevens verwerkt in de digitale databank van RvV worden onbeperkt in de tijd door de RvV bewaard, aangezien na het afsluiten van de procedure voor de RvV met een arrest, verdere of aanverwante procedures kunnen worden ingeleid waarin verwezen wordt naar afgesloten procedures. De bewaartermijn voor papieren dossiers werd door de RvV in samenspraak met Rijksarchief vastgelegd op minimaal 3 jaar, waarna een selectie van dossiers wordt overgedragen aan het Rijksarchief. De arresten van de RvV worden onbeperkt in de tijd bewaard.

Rechten

U heeft recht op inzage en toegang tot uw gegevens, u kan vragen om ze te rectificeren of u kan bezwaar indienen tegen de verwerking.

Artikel 7 – Publicatie van arresten

Overeenkomstig artikel 39/65, derde en vierde lid van de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen publiceert de RvV zijn arresten:

"De uitspraken van de Raad zijn toegankelijk voor het publiek in de gevallen, in de vorm en onder de voorwaarden bepaald bij een koninklijk besluit vastgesteld na overleg in de Ministerraad. De Raad zorgt voor de publicatie ervan in de gevallen, in de vorm en onder de voorwaarden bepaald bij een koninklijk besluit vastgesteld na overleg in de Ministerraad."

Deze bepalingen vinden hun concrete uitvoering in het Procedurereglement van de Raad (KB van 21 december 2006 houdende de rechtspleging voor de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen):

"Art. 20. De arresten worden onder voorbehoud van depersonalisatie gepubliceerd behoudens een andersluidende beslissing van de eerste voorzitter van de Raad of een door hem aangewezen rechter.

De arresten worden niet gepubliceerd wanneer zij geen belang hebben voor de rechtspraak of het juridisch onderzoek of wanneer hun publicatie de openbare orde of de veiligheid van personen in het gedrang kan brengen.

De eerste voorzitter waakt er over dat het geheel van de voor de rechtspraktijk relevante rechtspraak op gedepersonaliseerde wijze ter beschikking staat op het in art. 21 bedoelde informatienetwerk dat toegankelijk is voor het publiek.

Art. 21. De eerste voorzitter houdt rekening met de recente technologische ontwikkelingen bij het bepalen van het informatienetwerk dat toegankelijk is voor het publiek waardoor dit kennis zal kunnen nemen van de arresten."

 In uitvoering van deze reglementaire verplichting publiceert de RvV zijn arresten op zijn website, onder gedepersonaliseerde vorm wat de verzoeker betreft. Indien u van mening bent dat de publicatie van een arrest dat u aanbelangt de openbare orde of de veiligheid van personen in het gedrang kan brengen, kan u een gemotiveerd verzoek tot niet-publicatie richten aan de eerste voorzitter van de RvV, die beslist over de publicatie.

De gegevens van advocaten vermeld in de arresten worden niet gedepersonaliseerd.

Artikel 8 – Veiligheid en vertrouwelijkheid

De RvV onderneemt alle nodige stappen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd tegen onder meer ongeoorloofde toegang, onrechtmatig gebruik, verlies of ongeoorloofde wijzigingen maakt de RvV gebruik van verschillende beveiligingstechnieken en -procedures. Zowel op fysiek, elektronisch als organisatorisch vlak werden de nodige maatregelen getroffen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Artikel 9 – Contactgegevens

De verwerkingsverantwoordelijke is de Eerste Voorzitter van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, Gaucheretstraat 92-94, 1030 Brussel.

Indien u vragen heeft omtrent de toepassing van deze privacyverklaring of u uw rechten inzake toegang, inzage, rectificatie of bezwaar betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens wil doen gelden, kan u steeds contact opnemen met de functionaris voor de gegevensbescherming van de RvV via het formulier op deze link.

U kan desgevallend betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens door de RvV ook klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteit, zijnde de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

Artikel 10 – Aanpassingen aan de privacyverklaring

Toekomstige aanpassingen van deze privacyverklaring kunnen niet worden uitgesloten, zodat we u vragen af en toe de privacyverklaring opnieuw te bekijken om op de hoogte te blijven van deze aanpassingen. Na elke aanpassing wordt ook de datum waarop dit document voor het laatst is bijgewerkt gewijzigd. Het spreekt voor zich dat alle nieuwe versies van de privacyverklaring steeds zullen blijven overeenstemmen met de hoger vermelde verordening.

Indien de privacyverklaring op een non-triviale wijze wordt aangepast zal u hiervan in de mate van het mogelijke op de hoogte worden gebracht. Hierbij kan onder meer gebruik worden gemaakt van een mededeling op deze website.

Elk gebruik dat er van de diensten wordt gemaakt is onderworpen aan de bepalingen van de op dat moment geldende versie van de privacyverklaring.